Kommunikation gut - Transformation gut
Es kann viele Gründe für eine weitgehend reibungslose oder auch weniger optimal verlaufende Transformation einer Organisation, eines Unternehmens oder eines Projektes geben.
Eines ist aber sicher: Die Art und Weise der Kommunikation ist einer der wirkungsvollsten Hebel zur Steuerung des Verlaufs eines Wandels.
Die Kurve in nachfolgender Grafik stellt den Verlauf einer Transformation dar. Die Y-Achse beschreibt die Gesamt-Performance eines Unternehmens. Je höher die Kurve verläuft, desto erfolgreicher sind das Unternehmen und seine Mitarbeiter. Dabei ist es hier nicht entscheidend, ob wir von immateriellem oder monetärem Erfolg sprechen. Der Verlauf kann für beides gleichermaßen gelten.
Ich stelle folgende These auf:
Stärker abfallende konvexe Kurve: Die Kommunikation innerhalb des Unternehmens erfolgt eher zufällig, nicht aktiv, sondern reaktiv im Affekt auf kritische Situationen oder auf eine zunehmend schlechte, vielleicht sogar kippende Stimmungslage.
Flachere konvexe Kurve: Die Kommunikation erfolgt präventiv auf Grundlage eines auf die Unternehmensstruktur und -Kultur ausgerichtetes Kommunikationskonzeptes. Alle Beteiligten sind auf die richtige Weise informiert und involviert. Diee Gesamtstimmung ist stabil und die Belegschaft motiviert.
Kommunikationskonzept. Was ist das? Es klingt schlau, ist aber auf den ersten Blick nicht greifbar. Damit es keine substanzlose Worthülse bleibt, werde ich hier eine kurze Beschreibung sowie Verortung innerhalb der Grafik skizzieren.
Grundsätzlich handelt es sich um einen Fahrplan in dem definiert wird WANN vor und während der Transformation WER in der Organisationsstruktur auf welche Art, also WIE, informiert und involviert wird. Das WER können beispielsweise Führungskräfte, einzelne Personen, Abteilungen, Bereiche oder die komplette Belegschaft sein. Bei dem WIE handelt es sich um Formate der Kommunikation; etwa Gespräche, Workshops, Town Hall Meetings oder Mails, Intranet so wie Social Media und viele weitere Optionen.
Bei manchen Formaten verläuft die Kommunikation lediglich in eine Richtung: vom Sender zum Empfänger. Hier findet nur die Vermittlung von Informationen statt, wie etwa per Mail oder Pressemitteilung. Oft vernachlässigt werden die meist zeitaufwendigeren Formate, bei denen es zum aktiven Austausch zwischen den Beteiligten kommt (z.B. Gespräche, Workshops). Ein gutes Kommunikationskonzept muss aus beiden Elementen bestehen; einfach nur zu informieren ist bei komplexen Transformationen in aller Regel nicht ausreichend.
Wichtig, wichtig, wichtig: Dieser Fahrplan ist nicht statisch, sondern ein Konzept, das vor Beginn der Transformation entwickelt wird - ohne den Verlauf der Zukunft 100% kennen zu können. Die ersten geplanten Kommunikations-Schritte beginnen schon in der sogenannten Alten Welt. Auf der Makro-Ebene der Transformation kann zwar vorab antizipiert und die Schritte dementsprechend definiert werden. Der reale Verlauf ist in seiner Komplexität dann aber von vielen inneren und äußeren Faktoren und Wechselwirkungen abhängig. Der initiale Fahrplan muss daher nach jeder Station auf seine Wirkung überprüft und bei Bedarf neu justiert werden. Und zwar in Bezug auf das WANN, das WER und das WIE.
Als Geschäftsreisende mögen wir keine Änderungen von Fahrplänen - vor allem keine kurzfristigen. Insofern mag der Begriff des Fahrplans für ein Kommunikationskonzept auch nicht zu 100% passend sein. Vielleicht hätten Sie einen besseren Begriff parat?
Eines steht aber fest: Eine Unternehmensführung die für eine Transformation keinem professionellen Kommunikationskonzept folgt, hat nicht nur keinen Fahrplan, sondern wird vom Umfeld wahrgenommen, als hätten sie gar keinen Plan - im wahrsten Sinne des Wortes.